Inköp över 100 000
Om du vill köpa in något mellan 100 000 och 700 000 SEK och inga avtal finns behöver du genomföra en direktupphandling. Alla inköp över 100 000 SEK behöver även dokumenteras i Lunds universitets diarie/dokumenthanteringssystem W3D3. Till hjälp finns färdiga mallar och en checklista på både svenska och engelska.
Beskrivning av direktupphandling i 9 steg
1. Beräkna kontraktsvärde
För att säkerställa att värdet ligger inom beloppsgränsen 100 000 och 700 000 SEK börjar du med att beräkna kontraktsvärde. Om det handlar om utrustning, ta med samtliga kostnader under den uppskattade livslängden som förbrukningsmaterial, reagens och eventuella optioner som t e x tillbehör och serviceavtal efter garantitiden.
Hur du beräknar och vad du ska tänka på beskrivs på Medarbetarwebben:
Beräkna kontraktsvärde - Medarbetarwebben (lu.se)
2. Kontakta KC Inköp
Meddela KC Inköp vad du avser att köpa in, kontraktsvärdet och vem som är kontaktperson. KC Inköp öppnar ett ärende i Lunds universitets diarium/dokumenthanteringssystem. Diarienumret som skapas ska sedan anges på alla upphandlingsdokument.
KC Inköp utser även en handläggare som hjälper dig med upphandlingsprocessen.
Som stöd finns en checklista med alla steg som du får från din handläggare.
3. Skicka offertförfrågan
Skicka en offertförfrågan till minst tre leverantörer om det finns så många.
Använd mallen offertförfrågan, se länk nedan. Låt svarstiden vara minst 2 veckor och offerten giltig i 3 månader. En direktupphandling kan ta tid om ett avtal ska skrivas med antagen leverantör.
Skicka offertförfrågan till samtliga leverantörer samma dag. Glöm inte att kopiera in ansvarig handläggare på KC Inköp.
Mall offertförfrågan - Medarbetarwebben.lu.se
4. Utvärdera offerter
Öppna inkomna offerter efter sista svarsdatum vid ett och samma tillfälle.
Utvärdera och välj vilken leverantör som har vunnit.
Tacka ja till den som har vunnit och tacka nej till övriga leverantörer.
Detta gör du skriftligen genom att använda mallarna som finns på Medarbetarwebben:
Mall svar till antagen leverantör - Medarbetarwebben.lu.se
Mall svar till ej antagen leverantör - Medarbetarwebben.lu.se
5. Upprätta avtal
Upprätta vid behov ett avtal med leverantören.
Använd avtalsmallen på Medarbetarwebben, se länk nedan. KC Inköp hjälper till med granskningen.
När ni är överens om villkoren ska prefekt signera två exemplar för Lunds Universitet.
KC Inköp hjälper till med administrationen och ser till att leverantören får avtalen för påskrift och ett signerat avtal kommer i retur. Avtalet diarieförs och arkiveras hos KC Inköp.
Avtalsmall utrustning - Medarbetarwebben.lu.se
6. Fyll i rapport för direktupphandling över 100 000 SEK
Fyll i rapporten för direktupphandling och låt avdelningsföreståndaren signera.
Använd mallen på Medarbetarwebben.
Pappersoriginalet lämnas till KC Inköp för diarieföring och arkivering.
Rapport för direktupphandling över 100 000 - Medarbetarwebben.lu.se
7. Lämna samtliga upphandlingsdokument till KC Inköp
Skicka offertförfrågan, alla offerter och annan relevant e-postkommunikation elektroniskt till ansvarig handläggare på KC Inköp. Dokumenten kommer att diarieföras tillsammans med avtalet och rapporten.
8. Registrera beställning i OSYS
Registrera din beställning i OSYS och glöm inte att ange i kommentarsfältet om det är flera aktiviteter som ska betala.
9. KC Inköp beställer
KC Inköp skickar en officiell beställning till leverantören via inköpsordersystemet Lupin (Proceedo).
Om du vill veta mer om hur en direktupphandling går till kan du gå in på Medarbetarwebben:
Direktupphandling - Medarbetarwebben (lu.se)