Inköp över 100 000
Om du vill köpa in något mellan 100 000 och 700 000 SEK och inga avtal finns, behöver du genomföra en direktupphandling. Detta gäller även inköp av tjänster, tex service av instrument. Alla inköp över 100 000 SEK behöver även dokumenteras i Lunds universitets upphandlingsverktyg Kommers och diarie/dokumenthanteringssystem W3D3. Till hjälp finns färdiga mallar och en checklista på både svenska och engelska.
Beskrivning av direktupphandling i 9 steg
1. Marknadsundersökning och beräkna kontraktsvärde
För att säkerställa att värdet ligger inom beloppsgränsen 100 000 och 700 000 SEK börjar du med en marknadsundersökning och därefter beräknas kontraktsvärde. Om det handlar om utrustning, ta med samtliga kostnader under den uppskattade livslängden som förbrukningsmaterial, reagens och eventuella optioner som t e x tillbehör och serviceavtal efter garantitiden.
Hur du beräknar och vad du ska tänka på beskrivs på Medarbetarwebben:
Beräkna kontraktsvärde - Medarbetarwebben (lu.se)
2. Kontakta KC Inköp
Meddela Susanne Eiswohld, susanne [dot] eiswohld [at] chem [dot] lu [dot] se (susanne[dot]eiswohld[at]chem[dot]lu[dot]se) på KC Inköp vad du avser att köpa in, kontraktsvärdet och vem som är kontaktperson. En handläggare utses, som kommer att sköta upphandlingsprocessen. Handläggaren öppnar ett ärende i Kommers och W3D3. Diarienumret som skapas ska sedan anges på alla upphandlingsdokument.
Som stöd finns en checklista med alla steg som du får från din handläggare.
3. Utforma offertförfrågan och ev. avtalsförslag
Offertförfrågan och avtalsförslag utformas i samråd med handläggaren. Mallar får du av handläggaren.
Handläggaren skickar ut offertförfrågan till minst tre leverantörer om det finns så många. Låt svarstiden vara minst 2 veckor och offerten giltig i 3 månader. En direktupphandling kan ta tid om ett avtal ska skrivas med antagen leverantör. Eventuella frågor från offertlämnare skickas till handläggaren som sedan vidarebefordrar dem till dig. Även offerterna skickas till handläggaren.
Observera att sekretess råder ända tills resultatet har meddelats till leverantörerna.
4. Utvärdera offerter
Efter sista svarsdatum, skickar handläggaren offerterna till dig.
Utvärdera och välj vilken leverantör som har vunnit. Ange en motivering till beslutet.
Tacka ja till den som har vunnit och tacka nej till övriga leverantörer.
Handläggaren meddelar leverantörerna resultatet skriftligen.
5. Upprätta avtal
Upprätta vid behov ett avtal med leverantören.
Justera innehållet i samråd med handläggaren och leverantören.
När vi och leverantören är överens om villkoren, ska prefekt signera två exemplar för Lunds Universitet. Handläggaren hjälper till med administrationen och ser till att leverantören får avtalen för påskrift och ett signerat avtal kommer i retur. Avtalet diarieförs och arkiveras hos handläggaren.
6. Upphandlingsrapporten över 100 000 SEK
En upphandlingsrapport kan göras i Kommers alternativt i pappersform. Mallen får du av handläggaren. Avdelningsföreståndaren signerar.
Pappersoriginalet lämnas till KC Inköp för diarieföring och arkivering.
7. Registrera beställning i OSYS
Registrera din beställning i OSYS och glöm inte att ange i kommentarsfältet om det är flera aktiviteter som ska betala.
8. Handläggaren beställer
Handläggaren skickar en officiell beställning till leverantören via inköpsordersystemet Proceedo.
9. Handläggaren avslutar direktupphandlingen
Handläggaren diarieför med stöd av Kommers och arkiverar dokumenten och eventuella signerade avtal i W3D3.
Om du vill veta mer om hur en direktupphandling går till kan du gå in på Medarbetarwebben:
Direktupphandling - Medarbetarwebben (lu.se)