Inköpsprocessen

Här kan du läsa om olika steg i inköpsprocessen, så som vem som gör vad, ordersystem, leverans, registrering av kemikalier och anläggningstillgångar.

Vem gör vad?

Inredning
Laboratorieutrustning
Förbrukningsmaterial
IT-utrustning
Kemikalier inklusive primers
Gaser
Kontorsmaterial
Produkter som överskrider 100 000 kr exklusive moms. Processen för inköp över 100 000 kr ska dokumenteras, enligt Lagen om offentlig upphandling. En marknadsundersökning ska göras och utvärderas. När beslut om leverantör är taget och ett avtal eventuellt har skrivits, så ska en ”direktupphandlingsmall” fyllas i, underlag bifogas och allt diarieföras.

Catering
DNA-sekvenser: Registreras direkt av beställaren i leverantörens webshop.
Konferenser: Begär e-faktura i första hand! Om endast kreditkortsbetalning är möjlig, kontakta Inköpsgruppen.
Resor och boende
Service av instrument/apparatur

OSYS är det ordersystem som används för avdelningarnas beställningar. Manual för OSYS finns att läsa och hämta i Kemiska institutionens sharepoint.

Leverans av beställningar gjorda av den centrala inköpsgruppen vid Kemiska institutionen hanteras enligt följande:

Leveranser av beställningar gjorda av KC Inköpsgrupp görs till inköpsgruppens uppackningsrum.
Leveransbesked skickas via OSYS till beställaren.
Beställda artiklar hämtas av beställaren i uppackningsrummet.
Kyl/frys för temperaturkänsliga produkter finns. Produkter som kräver -80 grader bör hämtas snarast.

Registrering görs i kemikaliehanteringssystemet KLARA av inköpsgruppen och kemikalien får då en etikett med streckkod.
Säkerhetsdatablad bör sparas och skannas in i KLARA.

Anläggningstillgång kallas ett inköp där inköpssumman överskrider 25 000 kr exklusive moms.
Registrering av ny tillgång görs av ekonomigruppen, inköpsgruppen tillhandahåller information om tillgången.
Inventering görs av ekonom i samarbete med avdelningen.