För varje forskarutbildningsämne finns en forskarutbildningsansvarig. 

Forskarutbildningsansvarigs uppgifter:

• bevaka ämnets allmänna studieplan.
• ansvara för att de ämnesspecifika kurser som ingår i studieplanen är relevanta.
• ansvara för att institutionsrepresentant tillsätts.
• säkerställa att en plan för studiefinansiering för hela studietiden finns.
• säkerställa att tillräckliga resurser i övrigt finns för forskarutbildningens genomförande.

Din handledare är din guide genom forskarutbildningen. 

Den som utses till huvudhandledare ska inneha docentkompetens eller motsvarande vetenskaplig och pedagogisk skicklighet samt som utgångspunkt vara tillsvidareanställd som lärare vid Lunds universitet. 

Utöver din huvudhandeldare har du alltid minst en biträdande handledare. Den biträdande handledaren kan vara anställd på Lunds universitet, på ett företag eller vid ett annat lärosäte.

Tillsammans med dina handledare och institutionsrepresentanten (IR) planerar du din forskarutbildning och dokumenterar detta i den individuella studieplan (ISP).

Din huvudhandledare fungerar oftast som PI (principal investigator) för ditt projekt och är ofta den person som sökt och beviljats medel för att din forskningsuppgift ska kunna genomföras. 

Institutionsrepresentantens roll är att företräda institutionen i förhållande till de enskilda doktoranderna och deras handledare, samt att bevaka att universitetets och doktorandernas åtaganden efterlevs i utbildningsprojektet.

Institutionsrepresentantens uppgifter:

• att efter samråd med doktoranden och dennas handledare, lämna förslag till individuell studieplan till prefekten. 
• att ha ansvar för att kalla till och medverka vid varje ISP-samtal i samband med uppföljning av den individuella studieplanen, samt då det behövs föreslå ändringar av planen, t.ex. att en viss kurs eller ett visst poänggivande moment ska ingå i doktorandens utbildning.
• att på ansökan från doktoranden lämna förslag till beslut om tillgodoräknanden till studierektor för forskarutbildningen. 

Därutöver för Naturvetenskapliga fakulteten

• att, efter att ha säkerställt att alla kurspoäng och obligatorier som enligt den individuella studieplanen har planerats äga rum innan disputation/licentiatseminarium är fullgjorda och att universitet har fullgjort sina åtaganden i doktorandens forskarutbildning, göra anmälan av disputation/licentiatseminarium till vicedekanen (vid LTH gör handledaren detta via disputationssystemet)
• att när alla kurser är klara, rapportera detta i Ladok (vid LTH ansvarar handledaren för detta).

På KILU ansvarar institutionsrepresentanten för att hålla utvecklingssamtal med doktoranden. Detta kan hållas i samband med ISP-samtalet.
 

Såsom institutionens högste chef har prefekten det övergripande ansvaret för forskarutbildningen. Prefekten kan delegera ett antal uppgifter men behöver själv fatta beslut och signera ett flertal dokument.

Bland de uppgifter prefekten ej kan delegera vidare ingår bland annat: 

• Besluta om antagning av doktorand
• Besluta om ISP
• Utse handledare till doktorand
• Besluta om etapplyft för doktorand
• Besluta (LTH)/föreslå för dekan (NF) institutionsrepresentant 

Många av dessa ärenden bereds i olika instanser innan prefekten fattar beslut.
 

Vid institutionen finns en studierektor för forskarutbildningen som ansvarar för att följa upp kvaliteten för forskarutbildningen. 

Bland studierektorns uppgifter ingår bland annat: 

• ansvara för att forskarutbildningsämnenas allmänna studieplaner.
• samordna institutionsrepresentanternas arbete.
• granska kursplaner innan de fastställs av forskarutbildningsnämnden.
• verka för att det finns ett adekvat kursutbud inom ämnesområdet och att kursvärderingar görs för de kurser som ges.
• stå till förfogande som samtalspartner och rådgivare för att hantera konflikter av olika slag i forskarutbildningen.