1. Kontakta HR-administratör för guidning och länk till rätt mallar.
2. Mallen för Grunduppgifter tillsammans med kravprofil (på svenska & engelska) samt eventuellt även urvalsfrågor (frivilligt) ges till Avdelningsföreståndare för godkännande med signatur. Underlag skickas sedan till HR-administratör.
   Gällande beredningsgruppen:
   -Gruppen ska bestå av minst 3 personer (normalt 3-5 personer).
   -Minst en man och minst en kvinna ska ingå.
   -Jävsfrågan ska beaktas. Den vanligaste jävsformen är att sökande har gjort examensarbete för rekryterande lärare / tilltänkt huvudhandledare. Om jäv förekommer mellan sökande och någon i gruppen får övriga i gruppen inte vara jäviga.
   Dessa funktioner ska ingå:
   -Rekryterande lärare/forskare (normalt ordförande)
   -Tilltänkt huvudhandledare (om ej samma som rekryterande lärare/forskare)
   -Minst en senior lärare/forskare som saknar nära personlig eller forskningsmässig koppling till huvudhandledaren och som inte är påtänkt för handledarskap i utbildningsprojektet. Denna person hämtas från annan avdelning/institution/universitet.
   -Doktorand
3. HR-administratör lägger upp ett ärende i rekryteringssystemet Varbi. 
4. HR-administratör skickar utkast på annons för möjlighet att korrekturläsa utlysningen innan den skickas för attest av prefekt.
5. Tjänsten utannonseras utan kostnad på universitetets hemsidor, Arbetsförmedlingen och Euraxess. Om annan annonsplats önskas, prata med HR-administratör.
6. HR-administratör skickar länk till annonsen till beredningsgruppen för spridning inom egna nätverk.
7. Nu är det bara att invänta att ansökningar kommer in. Beredningsgruppen kan se dem i rekryteringssystemet efterhand.
8. Tre dagar innan sista ansökningsdagen kontaktar HR-administratör beredningsgruppen för uppföljning (är ni nöjda med urvalet eller ska annons förlängas?).
9. Efter sista ansökningsdag ska beredningsgruppen utvärdera ansökningarna, genomföra intervjuer och göra urval enligt urvalskriterierna i kravprofilen. Urval kan göras löpande. Använd er gärna av tillgängliga funktioner i Varbi!
   -Guiden Doktorandrekrytering, avsnitt "Urval och intervju" är ett bra stöd i den processen (se länk till höger). 
   -HR-administratör och/eller stödfunktion vid fakultet kan bistå med rådgivning kring hur urval, intervjuer, arbetsprover, kunskapsprover, personlighetsanalyser, med mera, kan utformas.
10. Kontakta den som erbjuds tjänsten och eventuellt även dem som rankats som möjliga kandidater. Alla som har intervjuats bör få personlig feedback.
11. Urvalsprocessen ska dokumenteras i ett yttrande (se länk till höger - mallar för yttranden). Yttrandet ska skrivas på svenska och signeras av Avdelningsföreståndare samt Prefekt. Signatur av Prefekt hanteras av HR-administratör.
12. HR-administratör lägger in yttrandet i rekryteringssystemet samt skickar ett erinransmeddelande till sökande som ej erbjudits tjänsten. De sökande har två veckor på sig att inkomma med eventuell erinran till prefekten (erinransperioden).
13. En preliminär individuell studieplan (prel ISP) för antagning upprättas av rekryterande lärare. Studierektorn för forskarutbildning kan bistå med detta och ISP-förberedelsen kan påbörjas under invändningstiden. När alla signaturer är på plats lämnas prel ISP till HR-administratören som ser till att prel ISP-chefen undertecknar prel ISP efter att invändningstiden har gått ut. HR-administratören ser till att prel ISP finns på plats i Varbi för antagning. Fullständig antagningsblankett lämnas till HR-administratören som ser till att prefekten undertecknar dokumentet och skickar det till Ladok & kandidaten.
14. När antagning är klar ombesörjer HR-administratör anställning.
15. Kopia på beslut om anställning skickas till Avdelningsföreståndare, Avdelningsadministratör samt Ekonom.
16. HR-administratör skickar välkomstmail till Doktoranden med kopia till rekryterande forskare och Avdelningsadministratör.

Industridoktorand, hanteras på avdelningen.

Mer information om stipendiedoktorander finns under Stöd och Verktyg - Stipendiater.

Stöd och Verktyg - Stipendiater